Почему порой форма важнее содержания

Статьи

Как правильно доносить информацию и что это дает

Очень часто в выступлениях, презентациях, отчетах и беседах мы утопаем в деталях, боясь упустить что-то важное. И зря: как правило, чтобы донести до других свою мысль, важнее не то, что говорить, а как.

Умение преподносить себя является одним из главных качеств карьериста. Сколько раз вы удивлялись, почему ваш менее сообразительный коллега в таком фаворе у начальства только из-за того, что болтает без умолку о своих достижениях?

Успеха добивается тот, кто умеет заинтересовать собеседника. При этом содержание вашего сообщения для слушателя бывает не так важно. И если вы преследуете цель очаровать коллег или партнеров и убедить их принять нужное вам решение, не стоит бояться опустить никому не интересные детали. Вместо этого нужно обобщать, сокращать и даже немного спекулировать.

Выделить главное, расставить акценты и сделать сложное простым – вот секреты успешного выступления или презентации. Не бойтесь это делать, и любой слушатель станет вашим.

Выступать перед клиентами или коллегами по долгу службы приходится не всем. Именно поэтому, получив от начальства задание создать эффектную презентацию, многие люди впадают в отчаяние.

Особые трудности испытывают сотрудники с аналитическим складом ума, связанные с работой, не предполагающей постоянного общения. Таким людям кажется, что человека может убедить только логическая аргументация. Они собирают максимум информации по теме, долго ее систематизируют и, наконец, публикуют данные на 100 слайдах. Конечно, эта работа при ее умелом использовании никуда не денется и пригодится сотруднику для того, чтобы произвести впечатление на руководство. Но, решив пересказать всю собранную информацию от начала до конца, вы непременно «похороните» свое выступление.

Ваша презентация должна быть короткой, интересной и понятной. В противном случае вы только тратите время своих коллег: они забудут большинство тезисов, о которых вы только что говорили. Ученые подсчитали, что слушатель воспринимает от 40 до 65% информации, которую изначально хотели ему сообщить, а запоминает и того меньше — всего 6–20%. Даже если это письменный отчет, не всякий начальник будет изучать его от начала до конца — многим достаточно заглянуть на последнюю страницу.

То, что останется у коллег в голове, целиком зависит от вашего умения оказывать воздействие на окружающих. Так что не придавайте такого большого значения содержанию: облегчите себе задачу и сократите выступление, оставив наиболее показательные примеры.

«Публичное выступление не всегда предполагает абсолютную честность, да она и не важна, если только речь не идет о научной конференции, — комментирует руководитель отдела карьерного консультирования центра „Гуманитарные технологии“ Анна Мухина. — В иных случаях большую роль играет не содержание речи, а умение выступающего убедить слушателей. Успешный оратор — это своего рода артист, который должен заинтересовать аудиторию и привлечь ее внимание».

К тому же ваша правдивость не всегда помогает. «Директор поручил мне провести презентацию перед партнерами, чтобы убедить их стать спонсорами нашего проекта, — рассказывает менеджер по работе с клиентами Анатолий Астафьев. — Я подумал, что будет неплохо не только рассказать о плюсах нашего сотрудничества, но и о возможных рисках предприятия. На мой взгляд, это гораздо больше повлияет на клиента. Ведь мы не стремимся навешать ему лапшу на уши — напротив, честны до крайности. Заодно мы показываем себя компанией, которая заботится о своих партнерах и бережет репутацию. Босс одобрил мое решение, но приказал провести презентацию „без фанатизма“. В итоге я так увлекся, что описание возможных проблем заняло чуть ли не половину отведенного мне времени. Излишне говорить, что было дальше».

Как правило, у людей нет времени, сил и желания вникать в детали и напрягать мозг. Помните об этом. Покажите им то, что реально сделано, акцентируйте внимание аудитории на достижениях. Чем больше позитивной информации вы сообщите слушателю, тем лучше. Особенно справедливо это правило при общении с руководством.

«Когда я предлагаю какое-то решение своему начальнику, то никогда не говорю о том, как именно собираюсь решать задачу, — рассказывает маркетолог Евгений Трофимов. — Я просто рассказываю, что даст мое решение в будущем. Дело в том, что мой начальник — самый занятой в мире человек, и чтобы выкрасть у него минутку времени, нужно записываться в очередь. Я всегда изображаю из себя возбужденного сотрудника с горящими глазами, полностью захваченного идеей. Начальника такое отношение к работе только радует, и он соглашается на мое предложение».

Сделать презентацию легкой для восприятия не так уж сложно. «Научиться можно почти всему, и стать хорошим оратором под силу любому человеку, — считает Анна Мухина. — Существует множество правил эффективного выступления, и все они хорошо известны. Говорите короткими предложениями „от себя“. Заготовьте рассказы и анекдоты — главное, чтобы они пришлись к месту. Не забывайте об обратной связи с аудиторией, задавайте вопросы. Неплохо было бы сопровождать речь наглядной информацией».

«Однажды мне нужно было презентовать итоги годовой работы отдела перед начальством, — говорит PR-менеджер Светлана Кожухова. — Я решила сделать это весело. Например, у меня был один слайд, где я поместила шаржи на всех сотрудников отдела, а внизу подписала главное достижение каждого из них. Я коротко отметила итоги, похвалила своих подчиненных и даже рассказала смешную историю о том, как мои работники охотились за важным клиентом и следили за ним на мероприятиях. Начальник долго смеялся и пообещал дать нам награду за особое рвение».

Эпоха логики и технического подхода останется в прошлом, а эффективные менеджеры будущего — это обязательно творческие правополушарные люди. Так что, если хотите добиться расположения собеседников, постарайтесь подружиться с ними и наладить эмоциональный контакт, вместо того чтобы грузить их сложными подробностями.

Карьерный совет дня

Берегите своих слушателей

Не заставляйте их много слушать, читать и думать и не утомляйте их своей логикой. Преподносите информацию в «разжеванном» виде, и в благодарность они согласятся с вашими идеями.

Фото Alamy