Как экономить на аренде офиса

Статьи

Не секрет, что в любой компании, вне зависимости от ее размеров, имеется архив, куда собирается вся документация, которая по закону должна храниться в течение нескольких лет. Между тем, за каждый “архивный” метр приходится платить аренду, а в случае больших бумажных объемов и зарплату архивариусам. Услуга архивного хранения позволит существенно сэкономить на арендных ставках.

Придя к выводу, что хранить свой архив на стороне значительно дешевле, чем оплачивать дорогостоящую площадь и дополнительных сотрудников, Вы решаетесь разумно распорядиться офисным помещением и начинаете поиск подходящей компании. В России рынок подобных складских услуг пока только формируется, поэтому список подрядчиков ограничен. Архивное хранение предлагают различные специализированные организации, а также мувинговые компании, занимающиеся офисными и квартирными переездами.

Цена на услуги архивного хранения колеблется от 17 до 30 рублей за кубический метр в сутки. По словам Аркадия Усачева, генерального директора компании “Деликатный переезд”, цена, как правило, зависит от уровня складского помещения, удаленности его от центра города, а также качества обслуживания. Обязательно поинтересуйтесь, что входит в стоимость и за что нужно будет заплатить дополнительно. А в случае подписания договора на длительную аренду, вполне разумно рассчитывать на скидки.

Каким должно быть помещение, где будут храниться ваши бумаги? Прежде всего, специально оборудованным. Потолки в помещении не должны быть ниже 5 метров в высоту, а между стеллажами желательны достаточно широкие проходы, которые бы позволяли свободно передвигаться и не затрудняли бы доступ к документам. Обратите внимание, легко ли вы находите нужную коробку, читаются ли маркеры, действительно ли полки достаточно крепкие, чтобы выдержать нагрузку.

Обязательным условием хранение бумажной документации является соблюдение температурного режима в помещении. Влажность и плесень – главные враги бумаги, поэтому несоблюдение температурных режимов может привести к потере значительной части документации. Кстати, это еще одна причина доверить хранение архива профессионалам, ведь создать определенные климатические условия у себя в офисе не всегда возможно, да и опять же накладно.

Любой склад должен быть оборудован системами автоматического пожаротушения. Иначе даже при наличии страхового полиса в случае пожара страховое возмещение выплачено не будет, так как пожарные нормы не соблюдались. Кроме того, на складах, где осуществляется активное хранение документов, должна быть установлена газовая система пожаротушения, которая не повредит объекты хранения.

Выбрав подрядчика, обязательно нужно привести свои записи в порядок. Это можно сделать самостоятельно или привлечь специалистов. В дальнейшем, это облегчит поиск нужной документации, а также значительно сократит объем архива, а значит и цену на его содержание. Для начала проводится оценка документов, те которые хранить уже не требуется, уничтожаются. Бумаги классифицируют и складываются в специальные коробки, которые четко маркируются. Затем тщательно систематизированный и упакованный архив вывозится на склад.

Архивное хранение – это всегда комплексная услуга, включающая в себя также и обслуживание архива, что очень удобно. С вашего разрешения, сотрудники архивной службы могут найти нужный документ и доставить его к Вам в офис, а в случае экстренной надобности, отправить его по факсу или отсканировать и послать по электронной почте. Они же займутся вывозом вновь накопившихся бумаг на склад. Архивное обслуживание может быть включено в стоимость аренды, а может и требовать дополнительную плату.

Еще один немаловажный момент – это несанкционированная утечка информации. Складские помещения для хранения документов должны тщательно охраняться 24 часа в сутки. Действия сотрудников обязательно регламентируются: каждый имеет определенный доступ к ограниченному количеству документов. Если Вы того не захотите, никто не узнает какой компании принадлежит архив и что в нем хранится. Не забывайте, что организация, взявшая на хранение документы, несет за них материальную ответственность, что указывается в договоре, который вы с ней заключаете.

Любая компания может извлечь пользу от хранения файлов и бумажных отчетов вне офиса. Неважно, что собой представляет ваш архив: стеллажи ли это, пара шкафов или отдельное помещение, – в любом варианте, сложенные до лучших времен документы, занимают определенную площадь в офисе, за которую нужно платить. Услуга профессионального архивного хранения – идеальный выход из ситуации. Более того, это очень удобно: при переезде из одного офиса в другой, в “безбумажном” состоянии Вы почувствуете себя более мобильным и свободным. А это, согласитесь, очень актуально в наше время.

Фото: www.gimmi.ru